Impressum

Das Impressum stellt eine wichtige Säule bei der Gestaltung geschäftsmäßig versandter E-Mails dar. Dennoch ist zu beobachten, dass es häufig nicht rechtswirksam gestaltet ist.

Was ist der Sinn und Zweck eines Impressums? Die Pflicht zur Impressumsangabe soll ein Mindestmaß an Transparenz und Information im Internet zum Schutz der Verbraucherinnen  und Verbraucher sicherstellen und das Vertrauen in den E-Commerce stärken. Seine gesetzlichen Grundlagen finden sich in der EU E-Commerce Richtlinie 2000/31/EC und in den nationalen EU-Implementierungen, in Deutschland im Telemediengesetz (TMG). Die Informationspflichten dienen insbesondere der Identitätsfeststellung, damit etwaige Rechtsverfolgungen im Streitfall erleichtert werden, aber auch, damit der Empfänger des Newsletters sich mit Fragen und Anregungen im Zusammenhang mit der Werbung an den Vertragspartner des Versenders wenden kann. Daher betrifft die Impressumspflicht auch Werbung auf einer Webseite, nicht nur diejenige, die per E-Mail verschickt wird. Sie betrifft alle Anbieter geschäftsmäßiger, in der Regel gegen Entgelt angebotener Telemedien. Die folgenden Ausführungen beschreiben die Anforderungen, die die CSA zur Erfüllung an ihre Versender stellt und die sich aus den Voraussetzungen des TMG, des EU-Rechts sowie etablierter Rechtsprechung in Deutschland und auf EU-Ebene herleiten.

3.1 Rechtsgrundlagen und Voraussetzungen

Die Impressumspflicht ergibt sich aus Artikel 5 Abs. 1 der EU E-Commerce Richtlinie 2000/31/EC und in Deutschland aus § 5 Abs. 1 TMG („Allgemeine Informationspflichten“).

Demnach müssen mindestens folgende Informationen in einem Impressum zur Verfügung stehen:

Name und die Anschrift des Versenders bzw. Auftraggebers

Der Name und die Anschrift umfassen den Firmennamen als auch die vollständige Adresse, unter der diese niedergelassen ist. Bei einer sogenannten natürlichen Person muss der Vor- und Nachname neben der Anschrift angegeben werden. Dabei muss der Vorname vollständig ausgeschrieben sein. Unter vollständiger Adresse ist die Straße mit Hausnummer, sowie die Postleitzahl und der Ort gemeint. Ein Postfach reicht hier nicht aus, da es sich bei der Anschrift um eine sogenannte ladungsfähige Adresse handeln muss.

Bei juristischen Personen: die Rechtsform und der Vertretungsberechtigte

Die Rechtsform kann zwar abgekürzt wiedergegeben werden, ist allerdings zwingend notwendig. Dies bedeutet, dass eine Gesellschaft mit begrenzter Haftung mindestens GmbH angeben muss. Gleiches gilt zum Beispiel für die Kommanditgesellschaft (KG), Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) und die offene Handelsgesellschaft (OHG) als auch den eingetragenen Verein (e.V.).

Der Vertretungsberechtigte dieser juristischen Person ist wieder mit Vor- und Nachnamen anzugeben. Hierbei variieren die Möglichkeiten je nach Rechtsform, im Grundsatz reicht es allerdings, einen Vertretungsberechtigten anzugeben, auch wenn es mehrere gibt.

Angaben zum entsprechenden Register

Des Weiteren müssen Angaben zum Handels-, Vereins-, Partnerschafts- oder Genossenschaftsregister sowie die entsprechende Registernummer, sofern ein Eintrag existiert, gemäß § 5 Abs. 1 Nr. 4 TMG gemacht werden. Das bedeutet, dass das Register mit der Registernummer genannt werden muss.

Soweit vorhanden, die Angabe der Umsatzsteueridentifikationsnummer oder   Wirtschafts-Identifikationsnummer

Die USt-ID-NR gemäß § 27a UStG oder eine Wirtschafts-Identifikationsnummer gemäß § 139c AO müssen angegeben werden, wenn diese vorhanden sind. Dies bedeutet nicht, dass man sich eine solche Nummer wegen § 5 Abs. 1 Nr. 6 TMG verschaffen muss, sondern lediglich die Angabe dieser, falls diese nach UStG oder AO verpflichtend ist.

Kontaktinformationen

Gemäß § 5 Abs. 1 Nr. 2 TMG muss das Impressum zudem Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme und unmittelbare Kommunikation mit dem Anbieter ermöglichen, einschließlich der Adresse der elektronischen Post, enthalten. Die E-Mail-Adresse ist entsprechend immer verpflichtend zu nennen. Der Anwender kann die weitere Kontaktmöglichkeit aus der Telefonnummer oder einem Rückrufsystem, der Faxnummer oder einem Kontaktformular auswählen.

Zu beachten ist, dass es für die Erreichbarkeit der im Impressum genannten E-Mail-Adresse nicht ausreicht, dass eine vom Adressaten veranlasste automatisierte E-Mail an den Absender mit dem Hinweis erfolgt, dass die E-Mail nicht gelesen werde und man einen anderen – in der E-Mail erwähnten – Kommunikationskanal wählen möge (KG Berlin, Urt. v. 07.05.2013, Az. 5 U 32/12). Damit würde man die Anforderungen des § 5 Abs. 1 Nr. 2 TMG, der explizit die E-Mail erwähnt, nicht erfüllen. Es sollte daher beim Einsatz einer automatisierten Antwort-E-Mail darauf geachtet werden, die (weitere) Kommunikation per E-Mail nicht gänzlich abzulehnen.

Die Angabe einer Telefonnummer im Impressum ist nach Ansicht des EuGH grundsätzlich nicht zwingend erforderlich, da es auch andere Wege der schnellen Kontaktaufnahme gibt, wozu z. B. auch die Angabe eines Kontaktformulars gehört. Das gelte etwa dann, wenn der Diensteanbieter innerhalb von 30 bis 60 Minuten Anfragen beantworten könne. Der Anbieter müsse aber auf Wunsch des Nutzers – der keinen Internetzugang besitzt – auch telefonisch antworten (EuGH, Urt. v. 16.10.2008, Az. C 298/07).

Streitig war, ob die Telefonnummer im Fernabsatzhandel, d. h. bei außerhalb von Geschäftsräumen geschlossenen Verträgen und Fernabsatzverträgen, in einem Impressum anzugeben ist. Dafür spricht die Regelung in Art. 246a EGBGB. Unter § 1 Abs. 1 Ziff. 2 wird dort die Telefonnummer explizit als notwendige Angabe erwähnt. Der EuGH entschied zwischenzeitlich dazu, dass der deutsche Gesetzgeber EU-Recht nicht korrekt umgesetzt habe, da wegen des Vollharmonisierungs-Grundsatzes der Verbraucherrechterichtlinie (VRRL) kein Spielraum bestanden habe (Urt. v. 10.07.2019, Az. C-649/17). In Art. 6 Abs. 1 lit. c) der VRRL (RL [EU] 2011/83/EU) wird die Telefonnummer als „gegebenenfalls“ mögliche Angabe erwähnt und nicht als zwingende Angabe. Der BGH schloss sich dem EuGH an und entschied per Urteil, dass der Unternehmer nur dann zur Angabe einer Telefonnummer verpflichtet sei, wenn dieser bereits über eine Telefon- oder Faxnummer verfüge und er diese nicht allein zu anderen Zwecken als dem Kontakt mit den Verbrauchern verwende (BGH, Urt. v. 19.12.2019, Az. I ZR 163/16). Gibt es bereits einen Telefonanschluss zum Kontakt mit Kundinnen und Kunden, muss dieser auch genannt werden, gibt es keinen Anschluss, können auch andere Mittel für die Kommunikation gewählt werden, auch solche, die nicht in der VRRL genannt werden wie z. B. ein Chat- oder Rückrufsystem.

Bei der angegebenen Telefonnummer darf es sich nicht um kostenpflichtige Mehrwertdienste-Rufnummern handeln (BGH, Urt. v. 25.02.2016, Az. I ZR 238/14). Die Kosten einer eingerichteten Service-Nummer dürfen jedenfalls die Kosten eines Anrufs unter einer gewöhnlichen geografischen Festnetznummer oder einer Mobilfunknummer nicht übersteigen. Soweit diese Grenze beachtet wird, ist es unerheblich, ob der betreffende Unternehmer mit dieser Service-Rufnummer Gewinne erzielt (EuGH, Urt. v. 02.03.2017, Az. C‑568/15).

Im Ergebnis ist die Angabe der Telefonnummer im Impressum jedenfalls stets zu empfehlen. Zum einen, um neben der E-Mail-Adresse einen weiteren schnellen, unmittelbaren und effizienten Kommunikationsweg bereitzustellen, zum anderen rundet sie nicht zuletzt die Kundenfreundlichkeit und Seriosität des Anbieters ab.

Besondere Konstellationen

In bestimmten Konstellationen müssen weitere Voraussetzungen erfüllt sein:

• Angaben zur ständigen Aufsichtsbehörde müssen gemäß Abs. 1 Nr. 3 bei bestimmten Berufsgruppen erfolgen, wenn der Dienst im Rahmen einer Tätigkeit angeboten wird, die der behördlichen Zulassung bedarf, wie zum Beispiel Gastronomiebetrieben, Spielhallenbetreiber, Rechtsanwälten und Versicherungsunternehmen.
• Berufsrechtliche Angaben wie die angehörige Kammer, die gesetzliche Berufsbezeichnung und die berufsrechtlichen Regelungen müssen gemäß Abs. 1 Nr. 5 von den klassischen freiberuflichen Berufen zusätzlich angegeben werden, dies trifft zum Beispiel Ärzte, Tierärzte, Apotheker, Rechtsanwälte etc.
• Angaben über den Status bei in Abwicklung oder Liquidation befindlichen Unternehmen müssen gemäß § 5 Abs. 1 Nr. 7 TMG gemacht werden, wenn das Unternehmen sich in einem solchen Prozess befindet, gleiches gilt zum Beispiel über die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens.
• Werden journalistisch-redaktionell gestaltete Inhalte angeboten bzw. veröffentlicht, muss gemäß § 55 Abs. 2 RStV zudem ein Verantwortlicher mit Namen und Anschrift angegeben werden. Journalistisch-redaktionelle Inhalte kennzeichnen sich für gewöhnlich durch eine Ausrichtung an Fakten bei einem Maß an Aktualität aus. Darunter fällt auch die Verwaltung von themenspezifischen Nutzerbeiträgen, wenn eine inhaltliche Auswahl getroffen wird. Ziel ist es in der Regel, zum öffentlichen Diskurs und zur Meinungsbildung beizutragen. Das klassische Beispiel wäre eine Zeitung, bei der dann Geschäftsführer und Chefredakteur als Verantwortliche genannt werden müssen.
• Anbieter von allgemein zugänglichen Telemedien, die entwicklungsbeeinträchtigende oder jugendgefährdende Inhalte bereitstellen, sowie Anbieter von Suchmaschinen müssen gemäß § 7 Abs. 1 S. 3 JMStV wesentliche Informationen über den Jugendschutzbeauftragten verfügbar halten, wenn sie mehr als 50 Mitarbeiter oder mehr als zehn Millionen Zugriffe im Monatsdurchschnitt eines Jahres haben. Dies muss zwar nicht zwingend im E-Mail-Impressum geschehen, empfiehlt sich jedoch, da wie beim Impressum die Angaben leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar vorgehalten werden müssen. Die entwicklungsbeeinträchtigenden oder jugendgefährdenden Inhalte werden in § 4 Abs. 2 JMStV und § 5 JMStV aufgezählt.

Die eco Jugendschutzbeauftragung unterstützt gerne bei der Umsetzung dieser Verpflichtung oder bei der freiwilligen Bestellung. Weitere Hinweise entnehmen Sie hier.

Diese Vorgaben gelten für alle E-Mail-Versender, die in ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln (Unternehmer) und somit wirtschaftliche Interessen verfolgen, sei es direkt oder indirekt. Werden Waren oder Dienstleistungen gegen Entgelt angeboten, ist immer von einem geschäftsmäßigen Handeln auszugehen. Insoweit müssen auch sogenannte transaktionale E-Mails, auch Systemmails genannt, mit einem Impressum versehen sein. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass sie in der Regel automatisiert versendet werden, ausgelöst durch bestimmte Aktionen von Benutzern bzw. durch bestimmte Geschäftsvorgänge in Online-Shops, Online-Portalen, Buchungssystemen, Communitys, sozialen Netzwerken und vergleichbaren Systemen, über die der Benutzer informiert werden muss.

Nur bei der ausschließlich privaten Nutzung („persönliche oder familiäre Zwecke“, vgl. § 18 MStV, § 55 Abs. 1 RStV) muss weder eine Internetseite noch eine E-Mail ein Impressum enthalten – es sei denn, bei Nutzung des Dienstes kommt es zum Einsatz von Werbung.

Muster-Impressum einer GmbH

Musterfirma GmbH
vertreten durch den Geschäftsführer
Max Mustermann

Musterstraße 1
12345 Musterstadt

E-Mail: muster@muster.de
Telefon: 0123-45 67 89
Fax: 0123-65 43 21
USt.-ID: DE 123456789
Amtsgericht Muster, HRB 1234

Im E-Mail-Verkehr werfen die Anforderungen der leichten Erkennbarkeit, der unmittelbaren Erreichbarkeit sowie der ständigen Verfügbarkeit des Impressums weniger grundsätzliche Probleme auf, als das gegebenenfalls bei einer Internetseite der Fall sein kann. Das Impressum bzw. die Signatur steht zumeist am Ende der eigentlichen Nachricht und kann sinnvollerweise mit einer Überschrift „Impressum“ eingeleitet werden. Genauso gut könnte dort aber auch „Kontakt“ oder „Anbieterkennzeichnung“ stehen. Zu achten ist auf eine ausreichende Pixeldichte bzw. Schriftgröße. Auch sollte sich das Impressum einer

E-Mail nicht automatisch ausblenden oder erst durch den Einsatz eines Skripts einblenden, sondern dauerhaft fixiert sein. Die unmittelbare Erreichbarkeit des Impressums gemäß § 5 Absatz 1 Satz 1 TMG verbietet das Setzen eines Links zur Internetseite des Anbieters, auf dem ein vollständiges Impressum steht. Grund hierfür ist die Gefahr eines technischen Ausfalls der Internetseite. Die Nicht-Erreichbarkeit würde dann letztlich dazu führen, dass tatsächlich kein Impressum vorgehalten wird. In der Rechtsprechung wird es zwar als zumutbar angesehen, wenn für das Auffinden des Impressums bis zu zwei Klicks notwendig sind. Allerdings betrifft dies eher den Anwendungsfall Internetseite. Die unmittelbare Erreichbarkeit ist daher nur mittels eines im Volltext ausgeschriebenen Impressums zu gewährleisten. Eine entsprechende Regelung existiert bereits in § 35 a GmbH-Gesetz, der eine sinngemäße Regelung für die GmbH festlegt. Danach müssen bei sämtlichen Geschäftsbriefen der GmbH alle relevanten Informationen über die GmbH erkennbar sein. Darunter fällt auch die gesamte elektronische Kommunikation.

Daher hat die CSA diese Ausgangslage zum Anlass genommen, eine entsprechende Regelung in Ziffer 2.4 ihrer Kriterien aufzunehmen, die ein leicht erkennbares Impressum als Volltext voraussetzt.

Im Übrigen sind E-Mails im kaufmännischen Geschäftsverkehr den Geschäftsbriefen gleichgestellt. Das bedeutet, die Angaben in den E-Mails müssen den Angaben entsprechen, die auch in Geschäftsbriefen vorzunehmen sind. Welche das sind, ist den unterschiedlichen Regelungen der Spezialgesetze zu entnehmen (nach deutschen Recht: §§ 37a Abs. 1, 125a Abs. 1 HGB, § 35a Abs. 1 S. 1 GmbHG, § 80 Abs. 1 S. 1 AktG, § 25a Abs. 1 GenG).

Eine E-Mail im Sinne eines Geschäftsbriefes hat in ihrer Signatur demnach im Wesentlichen folgende Pflichtangaben zu enthalten:

• Exakte Angabe der Firma
• Ort der Niederlassung
• ggf. ladungsfähige Anschrift (§ 130 Nr. 1 ZPO mit Geschäftsanschrift)
• ggf. Registergericht und Registernummer
• Informationen zu den Vertretungsberechtigten

Nicht zwingend erforderlich sind bei Geschäftsbriefen die Angaben zur direkten Kontaktaufnahme wie etwa die Telefon- oder Faxnummer.

3.2 Erkennbarkeit des kommerziellen Inhaltes

Die Vorschrift des § 6 TMG regelt besondere Pflichten bei der kommerziellen Kommunikation. Hierbei gilt der Grundsatz der Wahrheit und Klarheit.

Eine werbliche E-Mail muss klar als solche zu erkennen sein (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 TMG). So darf eine E-Mail, mit der für ein Produkt geworben wird, nicht als private Nachricht „getarnt“ werden. Der Empfänger der E-Mail soll auf den ersten Blick erkennen können, worum es sich handelt (= Werbung), ohne dass er sich eingehender mit dem Inhalt befassen muss. Gemäß der Gesetzesbegründung bedeutet klare Erkennbarkeit daher, dass die kommerzielle Kommunikation von anderen Inhalten bzw. Informationen abgehoben ist.

3.3 Erkennbarkeit des Absenders

Werden kommerzielle Kommunikationen, d. h. Werbung per E-Mail versandt, darf nach § 6 Abs. 2 TMG in der Kopf- und Betreffzeile weder der Absender noch der kommerzielle Charakter der Nachricht verschleiert oder verheimlicht werden. Ein Verschleiern oder Verheimlichen liegt dann vor, wenn die Kopf- und Betreffzeile absichtlich so gestaltet sind, dass der Empfänger vor Einsichtnahme in den Inhalt der Kommunikation keine oder irreführende Informationen über die tatsächliche Identität des Absenders oder den kommerziellen Charakter der Nachricht erhält.

Eine Verschleierung der Absenderinformationen wäre etwa gegeben, wenn die Absenderangaben suggerieren, die Nachricht stamme von einer offiziellen Stelle (Bürgeramt, Polizei, Zulassungsstelle usw.), von einem Geschäftspartner oder aus dem Freundeskreis des Adressaten. Ebenso verboten ist die Tarnung durch den Einsatz einer falschen oder nicht existenten IP-Adresse in den Absenderinformationen oder das Verwenden einer fremden Absenderadresse.

Von dem Verbot der Absenderverheimlichung sind auch diejenigen Nachrichten erfasst, die überhaupt keine Angaben zur Identität des Versenders enthalten. Ein Fall der Verheimlichung würde etwa vorliegen, wenn Versender die Absenderzeile im Header nicht ausfüllen, den Header vollständig entfernen oder die Nachricht durch Versendung über einen sog. Remailer anonymisieren.

Verboten ist nach § 6 Abs. 2 auch die Verschleierung oder Verheimlichung des kommerziellen Charakters einer Nachricht. Werden in der Betreffzeile der E-Mail bewusst irreführende Aussagen getätigt (z. B. „Abmahnung“, „Letzte Mahnung“, „Achtung, besonders dringend“, „Ihr Bußgeldverfahren“ usw.), um über den kommerziellen Charakter der Nachricht zu täuschen, wird dadurch – wie beim Verschleiern oder Verheimlichen des Absenders – die Entscheidungsfreiheit des Empfängers beeinflusst, um möglichst hohe Öffnungsraten zu erzielen.

Mit der Vorschrift sollen keine Bagatellfälle erfasst werden, also solche Fälle, in denen Unternehmen versehentlich irreführende Angaben gemacht haben, weil sie sich nicht hinreichend über die Anforderungen der Informationspflichten im Rahmen von kommerziellen Kommunikationen informiert haben. Sanktioniert werden sollen vielmehr diejenigen Versender, denen es gerade auf die gezielte Täuschung des Empfängers ankommt. Daher konkretisiert § 6 Abs. 2 S. 2 TMG das Verschleiern und Verheimlichen durch das Erfordernis der Absicht.

3.4 Bußgeldvorschriften

Ein unvollständiges Impressum oder das Fehlen der Erkennbarkeit des kommerziellen Charakters oder des Absenders der E-Mail kann gemäß § 11 TMG eine Ordnungswidrigkeit darstellen und mit einer Geldbuße bis zu fünfzigtausend Euro geahndet werden (§ 11 Abs. 3 TMG).

3.5 Zusammenfassung

Die Erfüllung sämtlicher Voraussetzungen eines vollständigen Impressums ist leicht zu bewerkstelligen und bei der Versendung kommerzieller E-Mails von großer Bedeutung zum Schutz der Verbraucherinnen und Verbraucher und um das Vertrauen in den E-Commerce stärken. Für den Versender kommerzieller E-Mails ist ein korrektes und vollständiges Impressum daher eine wichtige Voraussetzung für eine gute Reputation und verhindert die Verhängung empfindlicher Bußgelder.