Es gibt zahlreiche Zertifizierungen in unterschiedlichsten Bereichen. Eins haben alle Zertifizierungen gemeinsam: sie bestätigen die Einhaltung vorgegebener Standards und Anforderungen mit dem Ziel Vertrauen zu schaffen.

Die CSA wurde 2004 ins Leben gerufen, um u.a. mit der CSA Zertifizierung Qualitätsstandards auf den Markt zu etablieren und um die Qualität des E-Mail Marketings zu erhöhen. Die CSA bildet die neutrale Schnittstelle zwischen E-Mail Versender und Empfänger (Mailbox Provider).

Die CSA Zertifizierung richtet sich an Versender kommerzieller E-Mails, hilft ihnen eine gute Reputation aufzubauen und ermöglicht Zustellbarkeitsvorteile bei internationalen Mailbox Providern. Voraussetzung ist, dass Versender kommerzielle und automatisierte E-Mails, wie Newsletter und transaktionale E-Mails (Rechnungen, Bestellbestätigungen etc.) verschicken und hohe Qualitätsstandards (=CSA Kriterien) einhalten können.

CSA Kriterien – Best Practices, die die Anforderungen des Marktes abbilden

Zunächst einmal muss klar gestellt werden, dass sich diese Standards nicht die CSA ausgedacht hat, sondern auf der kontinuierlichen Zusammenarbeit mit Partnern basieren und den Rechtsvorgaben für E-Mail Marketing entsprechen.

Genauer gesagt, sind es

a) die Anforderungen der MBP und Spamfilter Provider. Also diejenigen, die darüber entscheiden, ob E-Mails im Posteingang oder im Spamordner landen.
b) Rechtliche Vorgaben, wie die DSGVO, die beim Versand von kommerziellen E-Mails eingehalten werden müssen

Alle oben genannten Vorgaben werden kontinuierlich dem Markt angepasst.

Damit man eine grobe Vorstellung davon hat, welche Kriterien erfüllt werden müssen, hier einige Beispiele:

• Versand von E-Mails nur bei vorhandener Einwilligung
• Abmeldemöglichkeit in jeder E-Mail
• Impressum in jeder E-Mail
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) zur Sicherstellung der Authentizität
• SPF (Sender Policy Framework) zum Schutz vor Fälschungen der Absender-Adresse

Die vollständigen CSA Regularien sind für jeden einsehbar und hier verlinkt (CSA Kriterien, CSA Teilnahmebedingungen, CSA Verfahrensordnung)

Einblicke in die Performance und darauffolgende Maßnahmen sind essenziell für die Reputation

Jedes Unternehmen, das E-Mails an seine Kunden verschickt, will dass die E-Mails auch beim Empfänger ankommen. Allerdings landen bekanntlich bei weitem nicht alle E-Mails im Posteingang. Mailbox Provider müssen ihre Nutzer vor unerwünschten E-Mails schützen. Die Entscheidung darüber, ob eine E-Mail in den Posteingang gelangt oder im Spam-Ordner landet, hängt von sehr vielen Faktoren ab. Grundsätzlich geht es aber um Vertrauen und Reputation, die für die Performance entscheidend ist. Die CSA Zertifizierung hilft dabei genau diese Faktoren aufzubauen.

Wie das genau funktioniert:

Die IP-Adressen von zertifizierten CSA Versendern sind auf der CSA Certified IP List eingetragen, auf die Mailbox Provider zugreifen und diese als vertrauenswürdige Versender erkennen können. Es ist leider ein Mythos, dass es ausreicht auf der IP List geführt zu werden, um eine problemlose Zustellbarkeit zu garantieren.

Dieser Vertrauensbonus kann dem Versender zu einer besseren Zustellbarkeit verhelfen. Versender sollten sich aber nicht darauf ausruhen und hoffen, dass damit alle ihre E-Mails zugestellt werden. Die Aufgabe des Versenders ist es, mit den Daten, die sie von der CSA erhalten, zu arbeiten. Die CSA Daten stammen aus verschiedenen Quellen und können Versendern helfen, Schwachstellen zu erkennen und somit Ihre Reputation zu schützen und stetig zu verbessern.

Folgende Daten werden momentan CSA Versendern zur Verfügung gestellt:

Spam-Beschwerde-Rate

Die Spam-Beschwerde-Rate gibt den prozentualen Anteil der Spambeschwerden im Verhältnis der insgesamt zugestellten E-Mails an. Mit diesem Feedback erhalten Versender eine Information darüber, wie viele Personen eine E-Mail als Spam markiert haben.

Die Spam-Rate sollte dauernd überwacht werden und immer unter 0,3% betragen. Durch dieses Feedback kann der Versender frühzeitig reagieren und Reputationsverluste vermeiden.

Spamtraps

„Eine Spamtrap ist eine E-Mail-Adresse, die nicht von einer  tatsächlichen Person verwendet wird. Ihr Zweck ist es, E-Mail-Absender zu finden, die unerwünschte E-Mails versenden. Spamtraps werden normalerweise verwendet, um Spamfilter zu verbessern, indem sie IP-Adressen identifizieren und blockieren, die E-Mails an eine Spamtrap senden.“ (aus “Hilfe, ich habe eine Spamtrap getroffen!“) Mit Hilfe der täglichen Informationen über getroffene Spamfallen, können Versender schnell an den Ursachen arbeiten, bevor die IP-Adressen geblockt werden.

DKIM Errors

DomainKeys Identified Mail (DKIM) ist eine E-Mail-Authentifizierungsmethode, die gefälschte Absenderadressen in E-Mails erkennen soll. Wenn es Fehler in der DKIM gibt, kann dies gravierende Auswirkungen auf die Zustellbarkeit haben. CSA Versender erhalten Feedback der Mailbox Provider zu fehlenden und ungültigen DKIM-Signaturen und können so verhindern, dass unentdeckte Fehler die Zustellbarkeit der E-Mails gefährden.

Individuelle Nutzerbeschwerden

Die eco Beschwerdestelle, die das Beschwerdemanagement für die CSA leistet, informiert über Individualbeschwerden von Nutzern über unverlangte E-Mails, sodass CSA Versender eine zusätzliche Quelle haben, um unqualifizierte Daten zu identifizieren.

Wie läuft eine CSA Zertifizierung ab?

Versender müssen für eine CSA Zertifizierung hohe Qualitätsstandards (CSA Kriterien) einhalten. Im Prüfungsprozess wird dann geprüft, ob die CSA Kriterien erfüllt werden. Die Prüfung umfasst eine rechtliche Prüfung, eine technische Prüfung und eine Reputationsprüfung. Das Geschäftsmodell und die Motivation für eine Zertifizierung werden auch bewertet. Der CSA Zertifizierungsausschuss, der aus verschiedenen Vertretern des Marktes besteht, entscheidet, ob eine Zertifizierung erteilt werden kann.

Fazit

Die Reputation ist ein entscheidender Faktor, wenn es um die Zustellbarkeit von E-Mails geht. Wenn Versender Qualitätsstandards Best Practices einhalten und die Performance kontinuierlich und genau überwachen, können sie eine starke Reputation entwickeln und langfristig erhalten. Die CSA liefert zertifizierten Versendern die nötigen Daten dazu. Es ist aber die Aufgabe des Versenders mit den Daten zu arbeiten, Schwachstellen zu identifizieren und diese zu beheben, um erfolgreiches E-Mail Marketing zu betreiben.