Frequently Asked Questions

Für Versender

Start der Zertifizierung

Was kostet eine CSA Zertifizierung und wann fallen welche Kosten an?

Die Kosten gliedern sich in eine einmalige Überprüfungsgebühr und monatliche Beiträge. Nach Unterzeichnung des Angebots wird die einmalige Gebühr fällig. Nach Zahlung dieser startet der Überprüfungsprozess. Erst nach positiver Entscheidung des BZA (Beschwerde- und Zertifizierungsausschusses) und somit erfolgreicher Zertifizierung folgt die monatliche Gebühr.

Mitglieder des DDV, des DMVÖ, des BVDW und des eco e.V. erhalten einen Preisnachlass von 20%. Unsere detaillierte Preisliste finden Sie hier.

Wer kann sich zertifizieren lassen?

Die CSA zertifiziert E-Mail Versender. Entscheidend für die Zertifizierung ist die IP-Hoheit über den Absenderserver. Der zu zertifizierende Versender muss die alleinige technische Kontrolle besitzen.

Welche Kriterien muss ich erfüllen, damit ich zertifiziert werde?

Für eine CSA Zertifizierung müssen bestimmte rechtliche und technische Kriterien erfüllt sein.

Eine kurze Checkliste finden Sie hier.

Die vollständigen CSA-Aufnahmekriterien finden Sie hier.

Muss ich alle CSA-Kriterien schon vor dem Start des Zertifizierungsprozesses erfüllen?

Nein, es ist nicht zwingend erforderlich alle Kriterien schon vor dem Zertifizierungsprozess zu erfüllen. Die CSA-Experten unterstützen Sie bei der Umsetzung dieser Kriterien. Sie müssen nur sicherstellen, dass Sie in der Lage sind diese vollständig zu erfüllen.

Die vollständigen CSA-Aufnahmekriterien finden Sie hier.

Warum muss ich diese technischen Kriterien erfüllen?

Die Kriterien der CSA wurden in Absprache mit verschiedenen Mailboxprovidern und ESP (E-Mail Service Providern) erarbeitet. Diese Kriterien dienen als Rahmenbedingung für seriöses E-Mail-Marketing und wesentlicher Erfolgsfaktor für die Zustellung.

Technische Kontrolle über die Versandserver

Die CSA Zertifizierung bezieht sich nur auf ein Unternehmen (rechtliche Entität). Aus diesem Grund ist es nicht gestattet, dass andere Unternehmen Ihre E-Mail Server oder technische Infrastruktur mitnutzen. Shared E-Mail Server bei Providern können somit nicht zertifiziert werden.

Gültiger A-Record und passender rDNS Eintrag

Oftmals werden Rechner im Internet durch Malware (z.B. Trojaner) infiziert. Diese Systeme werden dann für den Versand von Spam E-Mails oder DoS/DDoS Angriffe missbraucht. Diese Systeme besitzen in den meisten Fällen nur eine dynamische IP-Adresse, welche keinen korrekten rDNS-Eintrag (reverse DNS) besitzt. Deswegen ist es umso wichtiger, dass E-Mail Server korrekte DNS und rDNS-Einträge besitzen. Die meisten Mailboxprovider halten Server mit nicht korrekten DNS-Einträgen für Spammer und lehnen deren E-Mails in der Regel direkt ab.

SPF und DKIM zur Authentifizierung

Die technischen Kriterien wie SPF und DKIM dienen als Authentifizierung in der E-Mail-Kommunikation. Mit dem SPF (Sender Policy Framework) wird festgelegt, welches System (IP-Adressen oder IP-Netz) E-Mails für Ihre Domain senden darf. Mittels DKIM (DomainKeys Identified Mail) werden Teile des E-Mail-Header und E-Mail-Body signiert. Wird die E-Mail nachträglich verändert, wird die Signatur ungültig. Die Authentifizierung mittels SPF und DKIM schafft Sicherheit und kann die Zustellrate deutlich erhöhen.

One-Click list-unsubscribe Header mit HTTP-Link

Oft melden sich Empfänger von Newsletter nicht ab, sondern drücken den SPAM Button, in der Hoffnung, dass der nächste Newsletter nicht mehr im Postfach landet. Die Meldung als SPAM kann allerdings Ihre Reputation gefährden. Daher sollten Sie es Nutzern so einfach wie möglich machen, sich regulär von Newslettern abzumelden. Der list-unsubscribe Header kann von E-Mail Clients und Mailboxprovidern ausgewertet werden. Der Empfänger hat so die Möglichkeit, sich mit einem Klick direkt von nicht mehr gewünschten Newslettern abzumelden.

Warum muss ich diese rechtlichen Kriterien erfüllen?

Die rechtlichen CSA-Kriterien basieren auf dem europäischen Rechtsrahmen für E-Mail-Marketing. Dieser gilt als streng und restriktiv. Durch die Einhaltung der CSA-Regularien soll weitestgehend sichergestellt werden, dass die über die CSA-Whitelist versendeten E-Mails rechtskonform sind.

Sind die CSA-Kriterien DGSVO konform?

Die CSA-Kriterien basieren auf den strengen europäischen Vorgaben und decken grundsätzlich international geltendes Recht im E-Mail-Marketing ab.

Gibt es ein Video, in dem die CSA vorgestellt wird?

Ja, hier können Sie sich die CSA in zwei Minuten erklären lassen.


Prüfungsprozess

Wann startet der Prüfungsprozess?

Der Prüfungsprozess startet sobald uns das unterschriebene Angebot vorliegt. Hier können Sie ein unverbindliches Angebot anfordern.

Was passiert während des Prüfungsprozesses?

Für den Prüfungsprozess benötigen wir eine XML-Datei mit allen ihren IP-Adressen sowie drei Beispiele Ihrer Newsletter oder Transaktionsmails. Anhand dieser Beispiele wird die rechtliche und technische Prüfung durchgeführt. Sobald Ihre Testmails den CSA-Kriterien entsprechen, wird Ihr Unternehmen dem Zertifizierungsausschuss vorgestellt. Dieser trifft innerhalb von 14 Tagen eine Entscheidung. Hierfür relevant ist Ihre Reputation.

Wie lange dauert der Prüfungsprozess?

Eine pauschale Antwort ist hier nicht möglich, da die Dauer hauptsächlich davon abhängt inwieweit Sie bereits die CSA-Kriterien erfüllen. Eine entscheidende Rolle spielt hier auch die Zeit, die Sie für erforderliche Änderungen intern benötigen. Der Prozess kann zwei Wochen betragen, aber auch mehrere Monate.


Nach erfolgreicher Zertifizierung

Was passiert nach erfolgreicher Zertifizierung?

Bei erfolgreicher Zertifizierung werden Ihre IP-Adressen für die CSA-Whitelist innerhalb von 24 Stunden aktiviert und Sie erhalten umgehend Ihr Online-Zertifikat. Als Email Service Provider werden Sie mit diesem auf emailvendorselection.com genannt. Außerdem erhalten Sie einen Zugang zu unserem Kundenportal, in dem Sie Ihre IPs, Kontakte etc. selber verwalten können.

Welche Vorteile habe ich durch eine CSA Zertifizierung?

Durch die CSA-Zertifizierung erhalten Sie eine verbesserte Zustellung & Zustellbarkeit Ihrer kommerziellen E-Mails. Ihre Spam-Filterung werden reduziert und Ihre Posteingangsraten erhöht.

Eine detaillierte Beschreibung der Vorteile finden Sie hier.

Bekomme ich ein Zertifikat?

Ja, jeder zertifizierte Versender erhält sofort nach erfolgreicher Zertifizierung ein Online-Zertifikat. Das Online-Zertifikat bestätigt die Echtheit des Gütesiegels, zeigt die Vorteile einer CSA-Zertifizierung und einen Auszug der CSA Qualitätskriterien auf Basis derer erfolgreich zertifiziert wurde.

Gibt es ein Portal, in dem ich Kontaktdaten und IP-Adressen verwalten kann?

Sie können Ihre Kontaktdaten und IP-Adressen in unserem Kundenportal verwalten.

Eine Hilfe zu unserem Kundenportal finden Sie hier.

Wie lange dauert es, bis meine IPs aktiviert sind?

In der Regel schalten die CSA Mitarbeiter Ihre IP-Adressen innerhalb eines Tages frei. Achten Sie bitte darauf, dass Ihre IP-Adressen korrekte DNS/rDNS-Einträge haben und Ihre Kontaktdaten in den WHOIS Daten der Domain oder des IP-Netzes stehen.

Ich habe Zustellprobleme bei einem CSA Mailboxprovider. Kann die CSA helfen?

Ja, schreiben Sie bitte eine E-Mail an info@certified-senders.org

Nennen Sie uns darin bitte:

– Fehlermeldungen des Mailboxproviders (Bouncemessage mit vollständigem Header)
– Seit wann der Fehler auftritt
– Welche IP-Adressen oder IP-Netze betroffen sind

Ich habe eine E-Mail von der eco-Beschwerdestelle erhalten – was nun?

In der Regel kommt die eco-Beschwerdestelle auf Sie zu, wenn Sie eine Empfängerbeschwerde über eine von Ihnen versendete E-Mail erhalten hat. Bitte antworten Sie in diesem Fall mit den angeforderten Permissionsdaten binnen zwei Werktagen. Sollte diese Rückmeldung nicht in zwei Werktagen möglich sein, kann die Frist auf „Anfrage“ bei der Beschwerdestelle verlängert werden.
Nach Erhalt der Permissionsdaten bewertet die Beschwerdestelle, ob es durch Zusenden des Mailings, das zur Beschwerde geführt hat, einen Verstoß gegen CSA Regularien gegeben hat oder nicht. Gab es einen Verstoß, wird eine Rüge ausgesprochen.

Wer ist die eco-Beschwerdestelle und was hat sie mit der CSA zu tun?

Seit über 20 Jahren kämpft die eco Beschwerdestelle erfolgreich gegen rechtswidrige Inhalte im Internet, unter anderem in verschiedenen Kooperationen, Initiativen und Gremien. Weitere Infos erhalten Sie hier.

Die eco Beschwerdestelle leistet das Beschwerdemanagement für die CSA. Das CSA Beschwerdemanagement zielt darauf ab, dass zertifizierte Versender die Qualität ihrer E-Mails verbessern können, z.B. durch:

– Umfassende Unterstützung bei der Einhaltung der CSA-Regularien
– Weiterleitung und Bewertung von Individualbeschwerden von Internetnutzern über unverlangte E-Mails
– Bewertung von Spamtraphits und Spammarkierungsquoten
– Weiterentwicklung und Anpassung der Standards gemäß aktueller Rechtslage

Ich habe eine Rüge erhalten – was nun?

Eine Rüge ist eine Warnung, dass etwas falsch gelaufen ist und die Rechtskonformität des E-Mail Versands oder die technische Zustellbarkeit in Zukunft gefährdet sein könnten. Sie soll Anlass sein, problematische Kunden zu identifizieren und mit ihnen zu arbeiten, damit künftige E-Mail-Versendungen CSA konform sind. Kurz: Eine Rüge ist kein Beinbruch, und außer der CSA, dem CSA Versender und ggfs. dem Kunden des CSA Versenders weiß keiner von der Rüge. Allerdings sollten Rügen ernst genommen werden. Denn kommt es beispielsweise bezogen auf Mailings von einem CSA Kunden bei einem CSA Versender binnen sechs Monaten zu drei Rügen wegen Verstößen gegen die rechtlichen Aufnahmekriterien, wird dies regelmäßig auf der CSA Webseite veröffentlicht.

Die Veröffentlichung von Rügen ist in der CSA-Verfahrensordnung geregelt.

Ich habe Informationen erhalten, dass ich Spamtraps treffe – was nun?

In erster Linie dienen Hinweise auf Spamtrap-Hits der Information des zertifizierten E-Mail Service Providers. Dieser sollte anhand der Hinweise mit seinem Kunden die Qualität der verwendeten Liste grundsätzlich überprüfen und Daten zweifelhafter Quellen (also immer dann, wenn keine Erlaubnis zur Verwendung der E-Mail-Adresse vorliegt und/oder belegt werden kann) entfernen. Erfolgt der Hinweis auf Spamtrap-Hits durch die Beschwerdestelle, sollte dieser zudem mitgeteilt werden, welche Maßnahmen man ergriffen hat um die Anzahl der Spamtraphits zu verringern. Denn gelingt es in diesen Fällen nicht binnen 4 Wochen die Anzahl der Spamtrap-Hits wesentlich zu senken, droht ein vorübergehendes Delisting. Bei der Entscheidung hierüber ist auch ausschlaggebend, welche Maßnahmen zur Abhilfe bisher ergriffen wurden.

Für Mailbox Provider and Spam Filter Provider

Allgemein

Wie kann ich die Whitelist der CSA einsetzen und CSA-Partner werden?

Um CSA Partner zu werden und somit die Whitelist einsetzen zu können, müssen Sie lediglich eine Lizenzvereinbarung unterzeichnen. Auf diese Weise wollen wir sicherstellen, dass die CSA Whitelist richtig genutzt wird, so dass alle Beteiligten den größten Nutzen daraus ziehen. Technisch stellen wir die Whitelist in verschiedenen Formaten, wie beispielsweise xml oder csv zur Verfügung, damit Sie auf Ihrer Seite mit möglichst geringem Aufwand in die Spamfilterung integriert werden kann. Nach Bedarf und somit individueller Kontaktaufnahme können wir die angebotenen Formate erweitern.

Ist die Partnerschaft für mich kostenfrei?

Ja, der Einsatz der CSA Whitelist für die eingehende Spamfilterung ist kostenfrei.

Unterstützt die CSA mich auch in anderen Bereichen?

Ja, über die Verbesserung der Spamfilterergebnisse hinaus verringert die CSA ihrerseits den Kommunikations- und Supportaufwand mit Versendern, da die CSA als Schnittstelle dient. Wir kommunizieren die Qualitätskriterien und Best Practices klar gegenüber den Versendern und übernehmen damit auch mögliche Rückfragen. Darüber hinaus wenden sich zertifizierte Versender bei möglichen Zustellproblemen an uns. Erst wenn wir auf unserer Seite das Problem nicht lösen können, kommen wir auf Sie zu. Zudem können Sie als Partner auf die zukünftige Weiterentwicklung der Kriterien und somit Marktstandards direkten Einfluss ausüben. Des Weiteren bieten wir Artikel, Best Practice Papers und rechtliche Gutachten, die genutzt und weitergegeben werden können.

Kann ich die CSA-Whitelist testen?

Ja, als Mailbox Provider und Spamfilter Provider können Sie die Whitelist testen, um Ihre Spamfilter zu verbessern. Kontaktieren Sie uns bitte unter info@certified-senders.org oder nutzen Sie unser Kontaktformular auf unserer Webseite, damit wir die Details absprechen können.

Kann ich die CSA auf problematische Versender aufmerksam machen?

Ja, wir bitten sogar darum. Durch das Feedback können wir problematische Versender oder deren Kunden identifizieren und das Problem abstellen. Das hilft uns bei der Wahrung der Qualität der Whitelist auf hohem Niveau. Idealerweise geschieht das über automatisches Reporting. Wir haben mehrere DSGVO konforme Möglichkeiten definiert, über die wir Feedback nutzen können. Aber auch ein manueller Hinweis ist hilfreich.

Wie kann ich mich sonst in der CSA engagieren?

Die CSA ist ein Netzwerk aus E-Mail Versendern und Empfängern. Wenden Sie sich gerne an die CSA, wenn Sie der Meinung sind, dass es Unklarheiten über rechtliche oder technische Fragen den E-Mail Versand betreffend gibt. Auch können Sie selbst einen Beitrag dazu leisten, wenn Sie Experte in einem entsprechenden Gebiet sind. Wenn Ihr Unternehmen Mitglied des DDV oder eco Verbands ist, ergeben sich weitere Möglichkeiten der Mitwirkung. Sprechen Sie uns einfach direkt an!

 

  Sie haben Fragen, die hier nicht gelistet sind? Kontaktieren Sie uns gerne über das untenstehende Formular.

 

Kontaktieren Sie uns